両備グループ代表･CEO
小嶋光信
シャープさんのBIG PAD（＝ビッグパッド、大画面タッチディスプレイ）を自社で導入し業務改善、コスト削減が大幅に進んだので、日頃お世話になっているシャープさんに松田専務がご恩返しもできると、スマートビジネス体感フェアとしてBIG PADの販売会を企画しました。
３月１日、２日に両備グループを挙げて開催したところ、狭い会場に予想を反して約１０００名のお客様にご来場いただきました。ご来場いただいた皆様に心から感謝申し上げます。
初めはシャープさんにご恩返しをするつもりで開催しましたが、両備グループの結束を高め、また、お客様からもすごい結集力ですねと褒めていただけたことは想定外の効果です！
両備グループではBIG PADを使用し以下の業務改善が進みましたので少しだけご紹介をさせていただきます。
BIG PADには60、70、80インチの３ラインナップがあり、通常会議室に置いてある「プロジェクター」「TV会議システム」「ホワイトボード」「パソコン」の4つの機能がこれ1台で対応できます。まさに会議室の革命！といっても過言では無い商品です。
また、会議室に今まであった単なる機器の代用だけでは無く、次のようなメリットがあります。
- 「明るい部屋でもきれいに見ることが可能です」
液晶TVで有名なシャープ製品なので通常の液晶TV同様に明るい部屋でも使用が出来ます。これまでプロジェクターを使用して会議等を実施する場合、照度が低いため部屋の明かりを暗くしなくてはならず、それによって手元資料や相手の顔が見にくくなるという不都合がありましたが、それが解消されました。プレゼンを聞いていても意気込みが伝わり、また、お客様や社員の反応も明るい部屋では感じることができるため、プレゼンの効果が高まりました！ それに社内の会議では寝る社員が少なくなりました（笑） - 「透明ホワイトボード機能で何にでも書ける」
この機能を使うと通常手書きで書き込みのできなかった資料にPCの画面上で書き込みができるようになります。HP（ホームページ）、エクセル、ワード、PPT、CAD、PDFはもちろんデスクトップ等、何にでも書き込みができ、保存、印刷、メール送信も簡単にできます。HPのデザイン変更指示もデザイナーとの打ち合わせの必要も無く手書きで書き込んで送信するだけで完了です。図面の変更などは素人でも図面の上に手書きをすれば意図が伝わります。また会議ではエクセルなどの項目の共有化が図れるようになり業務改善が図れました。 - 「パソコンの画面を皆で共有できる」
会議の最中に疑問や調べなくてはならない事が出てきた際に、インターネットに接続してその場で調べて皆で共有ができるため、次回の会議に調査事項を持ち越すことが無くなりました。またプレゼン時にはHPの画面を表示して説明すれば無駄な資料を作成する必要もありません。さらに2番で説明した「透明ホワイトボード機能」を活用すればHP上の重点ポイントにマークやコメントを入れる事が出来き、重要な箇所を強調し、その資料を必要な箇所だけ必要数量をプリントアウトやメールでお渡しすることが可能になりました。PDFや画像ファイルにも書き込みができるのでイメージもその場で共有が出来ます。 - 「ホワイトボード機能で会議、プレゼンの効率大幅UP!」
一般的なホワイトボードに「行動予定表」「カレンダー」の表が書いてあるホワイトボードを使われている会社は多いと思います。例えば今までホワイトボードの行動予定表は行動予定表としてのみ利用されていると思います。BIG PADは自由自在に背景を選択できるため1台で何役にもなります。何度も説明することがある場合、PCの容量までいくらでも保存ができるので、毎回同じことを書き直す必要がありません。しかもページは１つのファイルで99ページまで作成できるので複数の部署で共有が出来ます。この機能を活用して会議を進めると、- 背景を「TODOリスト」にしてあげれば進行する人が決まった事を順次書いていく事でその後の会議に漏れが無くなる
- 議事録代わりに書き込みをすれば会議終了後の議事録作成も不要になり、会議中に議事録内容を出席者で確認し、タスク認識ができる。
- 会議は前回の議事録を画面上で共有し、だれがいつまでに何をやったのか、何ができていないのかを確認してから進めることができ、タスクの漏れが無くなる。
- ブレーンストーミングも紙で机を占領する必要が無くなるし、ポストイットも不要。
- 「エクセル、ワードなど何でも大画面で表示可能。拡大縮小自由自在」
エクセルの細かい手元資料で会議を進めると、内容を追いかけるだけでも大変だったり、ちょっと集中力が切れるとどこの数字か分からなくなったりすることがあるのは、誰もが経験した事です。BIG PAD上にエクセルを表示し「透明ホワイトボード機能」でポイントの数字にマルをしてあげればこんな問題も簡単に解消できます。さらに「デュアルタッチ機能」で画面いっぱいに拡大、縮小が出来ますので大人数でも皆さんで細かい資料が共有できます。 - 「MFPのスキャン機能を賢く利用し経費削減」
お客様がお越しになった際に会社概要であったり、資料であったり今まで人数分コピーしていたものをMFP（複合機）でスキャニングしてBIG PADに送れば1部しか無い資料であっても簡単に共有が出来ます。しかも会議の進行中に重点ポイントが出てきたら「透明ホワイトボード機能」で書き込みができます。そして、最後にこう聞いてください。「本日の資料はPDFにしてメールでお送りいたしましょうか？ それとも印刷してお持ち帰りいただきますか？」と。これで不要なコピーは無くなり経費削減につながります。 - TV会議システムの活用
今までのテレビ会議システムではTV会議専用というイメージが強かったのですが、BIG PADはPCなので簡単にTV会議もできます。シャープさんのソフトを利用すれば１拠点６０００円で２０拠点まで同時接続ができ資料共有も可能です。これでいつでもたま駅長と会議ができます！ - マルチビジョンとして使用可能
会議や、プレゼンが無いときはデジタルサイネージとして広告を流したり、掲示板として使用が可能です。
いらっしゃったお客様に、「弊グループのトップ会議である両備会の議事録を半月ぐらいかかって有能な社員が作っていますが、このビッグパッドを使えば、その場で発表に指摘事項や、誰が何をするかの５W１Hを書き込んで即座に完成するので、議事録が仕事の指示書にもなりスピードアップすると共に、仮に月給５０万円の社員が半月では２５万円もコストをかけた議事録となり、３ヵ月で元取れます」とお話ししたら、「弊社も議事録が遅くて役立たずで困っていましたが、コストもそんなにかかっていたのですね！」とビックリされていました。また乗用車の販売会社の幹部は、「会議だけでなくお客様のプレゼンと商談の確認書に使える」と即購買を決めてくれました。
BIG PADの導入により、両備では効率の良い会議運営、スマートなプレゼンが可能になっただけでなく、経費削減も実現しました。BIG PADは実体験をもとにしたお勧め商品です。
スピーディーな仕事の進め方への社員の意識改革には最適のツ―ルであり「見える化」です。
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